Indberetning af årsrapport i XBRL – trin for trin

Alle selskaber i regnskabsklasse B, C og D skal indberette årsrapporten digitalt til Erhvervsstyrelsen. Det sker via Virk, og regnskabet skal afleveres i XBRL-format. En PDF alene bliver afvist.

Her er hele forløbet fra færdig årsrapport til kvittering.

Hvad skal indberettes?

Erhvervsstyrelsen skal have årsrapporten som en struktureret fil, hvor tallene er opmærket efter styrelsens taksonomi (DK GAAP). Det er den opmærkning, der gør, at regnskabsdata kan læses maskinelt og offentliggøres i CVR.

I dag accepterer Erhvervsstyrelsen iXBRL (Inline XBRL). Det er en enkelt fil, der både kan læses som et almindeligt regnskab i en browser og indeholder opmærkningen. Det afløser den ældre model, hvor man uploadede en XBRL-fil og en PDF hver for sig.

Hvornår er fristen?

Årsrapporten skal være modtaget hos Erhvervsstyrelsen senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning for klasse B og C. Har selskabet kalenderår som regnskabsår, er fristen altså 30. juni. Børsnoterede selskaber (klasse D) har 4 måneder.

Overskrides fristen, sender styrelsen først en påmindelse og derefter afgifter til ledelsen. I sidste ende kan selskabet blive sendt til tvangsopløsning. Så planlæg XBRL-trinnet i god tid – det er ikke der, I vil sidde fast den 29. juni.

Trin 1: Gør årsrapporten færdig

Årsrapporten skal være godkendt på generalforsamlingen og underskrevet, før den indberettes. Den godkendte version er den, der skal konverteres. Rettes der i tal eller tekst efter konverteringen, skal filen laves om.

Trin 2: Få lavet XBRL-filen

Der er tre veje: Regnskab Basis (indtast selv – kun små klasse B-selskaber), egen software (opmærk selv) eller en konverteringsservice, der laver filen ud fra jeres PDF. Se hvem der kan lave XBRL-filen for en gennemgang af mulighederne.

Uanset hvad skal filen validere mod Erhvervsstyrelsens regler, før den kan indberettes. En god leverandør leverer en fil, der allerede er valideret, så I ikke først opdager fejl i selve indberetningen.

Trin 3: Upload i Regnskab Special på Virk

Log på Virk med MitID Erhverv og vælg Regnskab Special (den løsning, der bruges, når man uploader en færdig fil frem for at indtaste). Upload iXBRL-filen. Systemet validerer filen og viser eventuelle fejl.

Revisorer kan indberette på vegne af kunden, hvis de har rettigheder til det, og større revisionsfirmaer bruger ofte system-til-system-indberetning direkte fra deres egne systemer.

Trin 4: Godkend og gem kvitteringen

Når filen er valideret, bekræfter I indberetningen og modtager en kvittering. Årsrapporten offentliggøres derefter i CVR. Gem kvitteringen – den er jeres dokumentation for rettidig indberetning.

De fejl, der oftest stopper indberetningen

• Regnskabet stemmer ikke internt. Balancen balancerer ikke, eller resultatet i resultatopgørelsen matcher ikke egenkapitalopgørelsen. Det fanger valideringen.
• Forkert taksonomiversion. Erhvervsstyrelsen opdaterer taksonomien årligt, og en fil lavet på en forældet version afvises.
• Manglende obligatoriske oplysninger. Fx revisorerklæringens type, regnskabsklasse eller oplysninger om ledelsen.
• Filen matcher ikke den godkendte årsrapport. Rettelser lavet efter konverteringen.

Bruger I en konverteringsservice, er det leverandørens opgave at fange de tre første, før filen kommer retur til jer.

Vidima laver filen – I indberetter

Vidima konverterer årsrapporter i regnskabsklasse B, C og D — og IFRS-rapporter fra ikke-børsnoterede virksomheder — fra PDF til en valideret iXBRL-fil, klar til upload på Virk. Filen kommer retur inden for 2 hverdage, så XBRL-trinnet ikke bliver det, der forsinker jer.