Hvem kan lave XBRL-filen til årsrapporten?

Årsrapporten er færdig, godkendt og underskrevet. Så mangler der kun ét trin: Erhvervsstyrelsen vil have den i XBRL-format, ikke som PDF. Og det er der ret mange, der først opdager, når de står med fristen tæt på.

Spørgsmålet er altså: hvem laver XBRL-filen? Der er reelt tre muligheder.

1. Erhvervsstyrelsens egen løsning: Regnskab Basis

Hvis I er en lille virksomhed i regnskabsklasse B med et enkelt regnskab, kan I indtaste tallene direkte i Regnskab Basis på Virk. Systemet danner XBRL-filen for jer.

Passer til: Selskaber uden revisor, med få poster og ingen noter af betydning.

Ulempen: I taster alt manuelt, og løsningen har begrænsninger i, hvad den kan rumme. Har I en færdig årsrapport med noter, ledelsesberetning og revisorerklæring, er det ikke den vej, I skal.

2. Lave XBRL-filen selv med software

Revisionsfirmaer og større økonomiafdelinger kan købe software, hvor de selv opmærker regnskabet efter Erhvervsstyrelsens taksonomi (DK GAAP). Nogle regnskabsprogrammer til revisorer har det indbygget.

Passer til: Firmaer, der laver mange regnskaber om året og har en medarbejder, der kender taksonomien og har tid til at holde sig opdateret på den.

Ulempen: Opmærkning kræver, at man kender taksonomien, og den ændrer sig hvert år. Fejl i opmærkningen giver valideringsfejl ved indberetningen, og dem skal man selv kunne løse. Softwaren koster typisk en fast licens, uanset hvor mange regnskaber I laver.

Dertil kommer, at mange XBRL-programmer sætter snævre grænser for, hvordan årsrapporten kan se ud. Regnskabet skal ofte opstilles i programmets egne skabeloner, så layout, typografi og grafik fra jeres egen årsrapport går tabt eller skal genskabes inden for det, programmet tillader. Har I en årsrapport, der også bruges over for banken, ejerne eller kunderne, ender I let med to versioner: den pæne og den, der kan indberettes.

3. Få en XBRL-service til at konvertere årsrapporten

Den tredje mulighed er at sende den færdige årsrapport (PDF) til en leverandør, der konverterer den til en valideret XBRL-fil. I får filen retur og indberetter selv, eller lader revisor gøre det.

Passer til: Alle, der har en færdig årsrapport og bare mangler filen – fra det enkelte selskab til revisionsfirmaer, der ikke vil binde egne folk på opmærkning.

Ulempen: I betaler pr. regnskab. Til gengæld betaler I ikke for licens, oplæring eller de timer, der går med at rette valideringsfejl.

Hvad med revisor?

Mange forventer, at revisor "bare ordner XBRL". Det gør nogle revisorer også, men ofte med en af de to sidste løsninger bag kulissen – enten egen software eller en konverteringsservice. Spørg revisor, hvad der er inkluderet, og hvad det koster. Har revisor ikke en løsning, kan I selv få filen lavet og sende den til revisor til indberetning.

Markedet har ændret sig

Flere af de løsninger, danske virksomheder og revisorer har brugt i årevis, er lukket eller under udfasning. Det betyder, at en del skal finde en ny leverandør i år. Det er en god anledning til at vurdere, om I overhovedet skal have software og opmærke selv, eller om det er enklere at sende årsrapporten til konvertering og få en færdig, valideret fil retur.

Sådan gør vi det hos Vidima

Vidima konverterer årsrapporter i regnskabsklasse B, C og D — og IFRS-rapporter fra ikke-børsnoterede virksomheder — fra PDF til en valideret iXBRL-fil, der er klar til indberetning til Erhvervsstyrelsen. I sender årsrapporten, og filen kommer retur inden for 2 hverdage. Ingen software, ingen licens, ingen opmærkning I selv skal holde styr på.